何時間も会議をしていたのに結局何も決まらず終わってしまった。
このようなことが会社で頻繁におこっているという人はいませんか？会議時間が一番退屈だと思っている会社員もいます。
また、経営者も長時間会議して何のアイディアもでないことに対して不満を持っている人が多いです。
もしかしたらあなたの会社の会議の方針自体が間違っているからこのような無駄会議が発生しているのかもしれません。
今回は無駄会議が発生しないようにするための対策を教えようと思います。

会議の目的を明確にする

無駄会議を起こらないようにするためには何より会議の目的を明確にすることが大切です。
なぜなら会議が長くなる一番の原因が会議に関係ない話をしていることだからです。
なんのために会議をするのかというと何かを決定するためです。
なので、主に偉い人がするような会議に関係のない話を持ち出すというようなことを止めることがなにより大事です。
また、多くの人数が集まる必要がないこと、例えば1対1の話が盛り上がるような他の人の時間を無駄にすることはやめましょう。
このように無駄話をやめるだけで会議時間が一気に縮小します。
なぜ無駄話がはじまるのかというと、話すことがなくなるからです。
それを解決するためには一人一人が会議の目的をちゃんと理解していることが大切です。
なので、会議に参加する全員に事前準備をさせましょう。そうすれば無駄な時間も減ります。
また、会議時間をしっかり決めることも大事です。会議が間延びしないようにしましょう。
それでも無駄会議になるならホワイトボードを活用することをおすすめします。

ホワイトボードのマル秘活用術

無駄会議をなくすためのホワイトボードの活用術を教えます。
まず、ホワイトボードに会議の目的をでかでかと書きましょう。
そうすることによって話が脱線することを避けることができます。
また、会議の進行過程を書き記すこともおすすめです。
これにより会議がどこまで進んだのかを可視化できます。
次に会議で出た良いアイディアを書いていくのもいいでしょう。
アイディアというものはメモをしていかないと忘れてしまうことも多いので、会議でも同じように記録することが大切です。
終了時間もホワイトボードに書いておきましょう。
たとえ会議時間が延びたとしても、終了時間が分かっていれば無駄会議を切り上げやすくなります。
このようにホワイトボードで会議を管理することで、会議を有意義なものにできます。
また、ホワイトボードを管理する司会役は重役が行うことも大切です。
なぜなら、下っ端がやると目上の人を注意できずにホワイトボードが放置されてしまうことがあるからです。
無駄な会議をすると出席者の人件費も無駄になります。
会議を有意義にできれば、ホワイトボードの出費くらいはすぐ取り戻せます。